Aufzeichnungs- und Meldepflichten zur Freiwilligenpauschale

Gemeinnützige, mildtätige oder kirchlich tätige Körperschaften des Privatrechts wie zum Beispiel gemeinnützige Vereine sowie gesetzlich anerkannte Kirchen und Religionsgesellschaften können ehrenamtlich tätigen Personen eine „Freiwilligenpauschale“ gewähren, das bis zu einem bestimmten Jahreshöchstbetrag von der Einkommensteuer befreit ist. Das Gesetz unterscheidet dabei zwischen dem kleinen und dem großem Freiwilligenpauschale.
Das „kleine Freiwilligenpauschale“ ist bis zu einem Betrag von EUR 30,00 pro Kalendertag und EUR 1.000,00 pro Kalenderjahr einkommensteuerfrei.
Das „große Freiwilligenpauschale“ mit einem einkommensteuerfreien Höchstbetrag von täglich EUR 50,00 und von jährlich EUR 3.000,00 können ehrenamtlich Tätige für Tage beziehen, an denen sie Tätigkeiten ausüben,

• die mildtätigen Zwecken dienen,

• die Zwecken auf dem Gebiet der Gesundheitspflege, der Kinder-, Jugend-, Familien-, Kranken-, Behinderten-, Blinden- und Altersfürsorge dienen,

• die der Hilfestellung in Katastrophenfällen dienen oder

• die eine Funktion als Ausbildner oder Übungsleiter darstellen.

Bezieht ein ehrenamtlich Tätiger im selben Jahr sowohl kleine als auch große Freiwilligenpauschalen, sind diese nur insoweit einkommensteuerfrei, als sie den Jahreshöchstbetrag von EUR 3.000,00 insgesamt nicht überschreiten.

Freiwilligenpauschalen und Reiseaufwandsentschädigungen

Abgabenrechtlich begünstige Rechtsträger, deren satzungsmäßiger Zweck die Ausübung oder Förderung des Körpersports ist, wie zum Beispiel gemeinnützige Sportvereine, können Sportlern, Schiedsrichtern und Sportbetreuern wie Trainern oder Masseuren von der Einkommensteuer befreite pauschale Reiseaufwandsentschädigungen bis zu EUR 120,00 pro Einsatztag, höchstens aber EUR 720,00 pro Kalendermonat gewähren.
Das Gesetz schließt die Gewährung einer einkommensteuerfreien Freiwilligenpauschale neben einer einkommensteuerfreien pauschalen Reiseaufwandsentschädigung aus. Ab 2026 ist dieser Ausschluss monatlich zu beurteilen. Nunmehr kann daher ein für einen Sportverein ehrenamtlich tätiger Sportler in einem wettkampffreien Monat steuerfrei anteilig ein kleines oder großes Freiwilligenpauschale beziehen.
Die Erläuterungen zum Abgabenänderungsgesetz 2025 führen dazu folgendes Beispiel an:
Sportler A bezieht 2026 für neun Monate pauschale Reiseaufwandsentschädigungen von seinem Sportclub. In der Sommerpause im Juli engagiert er sich mit einer Tätigkeit für seinen Verein, für die das kleine Freiwilligenpauschale zusteht. Für die beiden restlichen Monate erhält er keine Zahlungen. Der Jahreshöchstbetrag beträgt 3/12 von EUR 1.000,00, somit EUR 250,00.

Aufzeichnungs- und Meldepflichten

Ein abgabenrechtlich begünstigter Rechtsträger, der Zahlungen an ehrenamtlich Tätige leistet, muss Aufzeichnungen über Einsatztage, Art der Tätigkeit sowie Höhe der Auszahlungen führen. Diese Verpflichtung besteht unabhängig davon, ob die ausgezahlten Beträge die Höchstbeträge des jeweiligen Freiwilligenpauschales übersteigen oder nicht.
Übersteigen die Auszahlungen die Höchstbeträge des jeweiligen Freiwilligenpauschales, stellen diese beim ehrenamtlich Tätigen erklärungs- und steuerpflichtige Einkünfte dar. Der auszahlende Rechtsträger ist in einem solchen Fall zusätzlich verpflichtet, diese Zahlungen dem Finanzamt mittels Formular E 29 zu melden. Die Meldung hat bis Ende Februar des Folgejahres zu erfolgen. Die Verletzung dieser Meldepflicht kann finanzstrafrechtliche Folgen haben.
Hat ein begünstigter Rechtsträger im Kalenderjahr 2025 Freiwilligenpauschalen über die Höchstbeträge hinaus ausbezahlt, müssen diese Zahlungen bis zum 28. Februar 2026 dem Finanzamt mit dem Formular E 29 gemeldet werden.